การเลือกพื้นที่สำนักงานให้เช่าเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม เพราะนอกจากจะส่งผลดีต่อธุรกิจในด้านต่าง ๆ แล้วยังผลดีต่อพนักงานในเรื่องการเดินทาง ความสะดวกสบาย สภาพแวดล้อมการทำงาน และอื่น ๆ จึงควรเลือกสำนักงานที่เหมาะประเภทธุรกิจเป็นหลักและมีความสะดวกสบายในทุก ๆ ด้าน แต่ควรเลือกอย่างไรและมีเรื่องไหนที่ควรระวังบ้าง ไปดูกัน
เรื่องที่ควรรู้ก่อนเลือกพื้นที่สำนักงานให้เช่า
- งบประมาณ พื้นที่สำนักงานให้เช่าแต่ละแห่งจะมีราคาต่างกัน ขึ้นอยู่กับทำเลที่ตั้ง ขนาดพื้นที่ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ หากเป็นสำนักงานที่อยู่ในย่านชุมชนหรือใกล้กับสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ จะมีราคาสูงกว่าสำนักงานที่อยู่นอกเมืองหรือในพื้นที่ต่างจังหวัด จึงควรตั้งงบประมาณขึ้นมาก่อนเพื่อช่วยให้เลือกเช่าได้ง่ายขึ้น
- ทำเล เป็นสิ่งที่มีผลต่อการทำงานและการติดต่อธุรกิจ เพราะหากทำเลอยู่ในย่านธุรกิจหรือย่านที่มีความเจริญสูงก็จะช่วยเสริมภาพลักษณ์ที่ดีให้กับบริษัท
- ประเภทของสำนักงานให้เช่า หลัก ๆ แล้วพื้นที่สำนักงานให้เช่าแบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ สำนักงานให้เช่าแบบห้องเปล่าหรือพื้นที่โล่งและสำนักงานให้เช่าแบบตกแต่งแล้ว ซึ่งจะมีข้อดีต่างกันคือ แบบห้องเปล่าสามารถออกแบบพื้นที่ใช้สอยได้เอง แต่จะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการตกแต่ง ส่วนแบบตกแต่งแล้วไม่ต้องเสียค่าตกแต่งหรือค่าเฟอร์นิเจอร์เพิ่มเติม จะมีพื้นที่ที่ค่อนข้างจำกัด
- ขนาดและพื้นที่ใช้สอย ควรเลือกสำนักงานให้เช่าที่มีขนาดเหมาะสมกับจำนวนผู้ใช้งาน เพื่อให้พื้นที่ทำงานไม่แออัดจนเกินไป
- สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เช่น อินเทอร์เน็ต ที่จอดรถ ลิฟต์ ระบบรักษาความปลอดภัย กล้องวงจรปิด พื้นที่ส่วนกลาง และอื่น ๆ
- การเดินทาง ควรเลือกสำนักงานที่อยู่ใกล้กับสิ่งอำนวยความสะดวก เช่น ใกล้รถไฟฟ้า ใกล้ทางด่วน
- ใกล้แหล่งชุมชน มีสิ่งอำนวยความสะดวกที่ครบครัน เช่น ร้านอาหาร ร้านกาแฟ ร้านค้า ธนาคาร ไปรษณีย์
- ความปลอดภัย เช่น ระบบโครงสร้างของตึก ระบบไฟฟ้า ระบบปรับอากาศ ควรตรวจสอบดูว่าระบบต่าง ๆ ได้มาตรฐานและมีความปลอดภัยหรือไม่ เพื่อความปลอดภัยในการใช้งาน
- สัญญาเช่า สำนักงานให้เช่าแต่ละแห่งจะมีการทำสัญญาให้เช่าที่ไม่เหมือนกัน บางแห่งอาจให้เช่าด้วยสัญญาระยะสั้น เมื่อสัญญาหมดก็ต้องต่อใหม่ บางแห่งอาจให้เช่าในสัญญาระยะยาว เช่น สัญญาให้เช่า 3 ปี หากบอกเลิกสัญญาก่อนจะมีค่าปรับหรือตามเงื่อนไขและข้อตกลงต่าง ๆ
- เงื่อนไขและข้อตกลงในการเช่า เช่น ข้อจำกัดในการตกแต่งพื้นที่และอาคาร ไม่สามารถต่อเติมหรือแก้ไขได้
- เงินมัดจำล่วงหน้า โดยปกติการจ่ายมัดจำล่วงหน้าจะอยู่ที่ประมาณ 3 เดือน หากล่วงหน้ามากกว่านั้นควรอ่านรายละเอียดในสัญญาให้ดีก่อน
- ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพราะค่าใช้จ่ายไม่ได้มีแค่ค่าเช่าสำนักงานเพียงอย่างเดียวแต่ยังรวมถึงค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าอินเทอร์เน็ต ค่าที่จอดรถ ค่าส่วนกลาง และอื่น ๆ ด้วย
จะเห็นว่าการเลือกพื้นที่สำนักงานให้เช่านั้นไม่ได้ดูแค่เรื่องทำเลที่ตั้งเพียงอย่างเดียว แต่ยังมีปัจจัยต่าง ๆ อีกมากมายที่ต้องนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจด้วยเพื่อให้ได้สำนักงานที่ตรงกับความต้องการและส่งผลดีต่อธุรกิจมากที่สุด
